Zacznijmy od definicji…..
Jak zrozumieć słowo proces?
Sądzę, że w zależności od tego, do kogo skierujemy to pytanie odpowiedź będzie inna. Najczęściej jednak pojawi się skojarzenie, że to etap produkcji, gdy wytwarzamy jakiś produkt”
Nie można się z tym nie zgodzić. W tym artykule będę chciała jednak zaproponować spojrzenie na to słowo przez pryzmat norm ISO ale także przez pryzmat Lean Management. Dodatkowo będę chciała pokazać jak ważnym elementem tego podejścia jest jego kontrola, czyli proces audytowania.
Podejście procesowe mówi o spojrzeniu na proces jako coś bardziej złożonego. Definicja mówi, że jest to sekwencja lub ciąg uporządkowanych w logiczny sposób czynności, w wyniku których możliwe jest osiągnięcie określonego rezultatu.
Przekładając tą definicję na bardziej zrozumiały język to proces jest sposobem powstawania jakiegoś produktu lub usługi, którego odbiorcą jest klient (wewnętrzny lub zewnętrzny).
Inaczej mówiąc, każda czynność, która jest wykonywana od momentu zgłoszenia potrzeby na produkt lub usługę od klienta, do jej dostarczenia jest elementem procesu (Rysunek1).
Rys1. Uproszczony schemat procesu
Co na to normy ISO?
Zgodnie z norą ISO na wszystko to co dzieje się w organizacji należy patrzeć przez pryzmat procesów. Procesem więc, nie jest tylko sam etap wytworzenia produktu, choć ten jest najbardziej kluczowy. W każdej organizacji występują np. procesy zakupów, rekrutacji, kontroli jakości, utrzymania ruchu, logistyki i wiele, wiele innych, które są zależne od specyfiki firmy.
Aby lepiej poznać i zrozumieć wszystkie procesy zachodzące w firmie warto a nawet należy wykonać Mapę procesów. Opis procesu zapewnia zidentyfikowanie operacji oraz zadań. Pozwala zrozumieć co dziej się wokół procesu i na co on wpływa. Ponadto dzięki opisaniu procesu nawet najbardziej skomplikowane procesy stają się logiczne i uporządkowane (Rysunek 2).
Rys 2. Opis procesu wg metody „żółwia”
A co na to Lean?
Lean Management w swoim założeniu mówi dokładnie to samo – stwórz Mapę Procesu by dobrze go zrozumieć i zidentyfikować MUDA.
W Lean Management jedną z metod tworzenia Mapy Stanu Obecnego jest VSM – Value Stream Mapping, które pozwala nam w ustandaryzowany sposób opisać proces.
Rys 3. Przykładowa mapa VSM (Stan Obecny)
Podejście Lean poszerza samo opisanie procesu o znalezienie w nim czynności tzw. dodających wartość, nie dodających wartości lecz koniecznych oraz nie dodających wartości, czyli strat (czerwone pole na Rysunku 4).
Rys 4. Procentowy podział czynności w procesach
Takie zobrazowanie procesu daje nam podstawę do wypracowania wizji Stanu Przyszłego. Gdy mamy już wizję, to zgodnie z cyklem PDCA (Plan, Do, Check, Act) możemy przystąpić do dalszych kroków, których celem jest wypracowanie nowego Standardu procesu.
Opisaliśmy procesy i co dalej??
Opisanie i zdefiniowanie Procesu jest kamieniem milowym dla kolejnego kroku, czyli jego oceny. Można zadać pytanie – po co kontrolować proces jeżeli wiemy, że został opracowany najlepiej jak to możliwe w obecnych warunkach? I właściwie to działa?
Otóż Audyt procesu to niezbędny element do oceny i weryfikacji spełnienia wymagań/standardów danego procesu.
Tak jak wspomniałam powyżej w każdej organizacji mamy do czynienia z szeregiem procesów tak i sam Audyt należy przeprowadzić w określony sposób.
Audyt przeprowadza się w kilku krokach poniżej:
- Ustalenie harmonogramu i zakresu audytu
- Przeprowadzenie audytu
- Sporządzenie raportu
- Rozesłanie raportu
- Zdefiniowanie działań do niezgodności wykrytych podczas audytu.
Przeprowadzanie wewnętrznych audytów jest o tyle istotne, że pozwala zdiagnozować stan wdrożonego procesu, poprzez weryfikację jego zgodności z założeniami opracowanymi
w Standardzie.
Audytować można zarówno procesy główne jak i samo środowisko pracy przeprowadzając np. Audyt BHP czy też Audyt 5S.
Podsumowując można śmiało powiedzieć, że Audytowanie procesów jest elementem ciągłego doskonalenia. Ciągłe doskonalenie jest z kolei z kluczowym składnikiem norm ISO oraz podejścia Lean Management, które z założenia dąży do usprawnień procesów oraz eliminację Strat.
