Każdy z nas ma jakieś plany. Zarówno w pracy jak w życiu prywatnym. Jedne są krótkoterminowe, inne średnie aż na planach długoterminowych kończąc. W swoim życiu ćwiczyłam różne metody podchodzenia do planowania. W rzeczywistości nawet bez znajomości narzędzi zarządzania projektami, czy też zadaniami całkiem intuicyjne było dla mnie określenie głównych etapów czy też elementów, które muszą być zrealizowane aby osiągnąć cel.
W nomenklaturze zawodowej spotkałam się z określeniami „dead line” czy „milestones” , co w praktyce oznacza nic innego jak termin końcowy dla danego zadania czy projektu oraz „kamienie milowe”, czyli wspomniane wcześniej kluczowe etapy.
W teorii zarządzania projektami spotkać można się z regułą 1/3. O czym mówi ta reguła?
Rys.1 Graficzne przedstawienie reguły 1/3
Według tej reguły lider nie powinien wykorzystać więcej niż 1/3 dostępnego czasu do zrozumienia sytuacji i planowanie, przed opracowaniem wstępnego planu i przekazaniem wytycznych swoim zespołom. Po upływie 1/3 a następnie 2/3 czasu Lider powinien wykonać przegląd, aby sprawdzić postępy i dostarczyć wskazówek lub przekierować wysiłki zespołów.
Przywołana reguła w swoim założeniu pokrywa się z cyklem Deminga, powszechnie znanym pod nazwą PDCA.
Nazwa PDCA pochodzi od pierwszych liter angielskich słów:
- P – PLAN – Zaplanuj. Należy najpierw zaplanować działanie czyli zdefiniować:
- Co chcemy wykonać
- Co do tego potrzebujemy, czyli jakie zasoby będą niezbędne
- Kto jest odpowiedzialny za poszczególne działania
- Do kiedy należy wykonać poszczególne zadania
- D – DO – Wykonaj to co zaplanowałeś
- C – CHECK – Sprawdź czy poprzez zaplanowane działań uzyskałeś zamierzony efekt
- A – ACT – Działaj. Jeżeli w fazie CHECK uzyskałeś zamierzony efekt, to Działaj według wypracowanej metody. Jeżeli nie uzyskałeś zamierzonego efektu, powróć do fazy PLAN.
Faza A daje nam możliwość poprawy, korekty opracowanego planu w fazie P co pokazuje, iż cykl Deminga jest cyklem ciągłym, który nigdy się nie kończy a każde jego kolejne powtórzenie zbliża nas do osiągniecia założonego w fazie P celu.
Proces Planowania można także spotkać w tzw. Zwinnych metodach zarządzania projektami jak metoda w duchu Agile, czyli Scrum.
Praca w Scrumie opiera się na stałych cyklach zwanych Sprintami, które zwykle trwają od dwóch tygodni do miesiąca i zawierają takie elementy jak planowanie, realizację, przegląd sprintu i retrospektywę. Rezultatem każdego sprintu jest przyrost produktu powstały w oparciu o uzyskane wcześniej od klienta nowe informacje. Każdy Sprint powinien przynieść wartość biznesową, dlatego na jego początku określany jest konkretny cel.
Proces Planowania jest nie tylko ważny w metodach Zrządzania Projektami. Planowanie to także niezbędny element każdego dnia zarówno w pracy jak w życiu prywatnym. W życiu zawodowym planowanie dnia pracy to potężne narzędzie do efektywnego działania. Nie mając planu bardzo łatwo wpaść w pułapkę gonitwy niczym pies za swoim ogonem, ponieważ wszystko jest na już!
Jeżeli masz odczucie, że nie wiesz od czego zacząć… – to zacznij od prostego narzędzia zarządzania zadaniami nazwanego Macierzą Eisenhowera.
Pilne zadania to rzeczy, na które musisz reagować: e-maile, rozmowy telefoniczne, SMS-y, wiadomości. Pilne są sprawy wymagające natychmiastowego działania. Są to widoczne problemy, które pojawiają się i wymagają Twojej uwagi TERAZ.
Ważne zadania to rzeczy, które przyczyniają się do naszej długoterminowej misji, wartości i celów. To te, które przyczyniają się do realizacji długoterminowych celów . Te przedmioty wymagają planowania i przemyślanych działań.
Zachęcam Cię, do zrobienia listy zadań, jakie masz do wykonania, biorąc pod uwagę dzień/tydzień/dwa
Następnie użyj macierzy Eisenhowera, by posegregować zadania i umieścić w matrycy.
Zadania ważne i pilne – zaplanuj je jako priorytety i wykonuj jako pierwsze lub oddeleguj zaufanym osobom.
Zadania ważne i niepilne – planuj je odpowiednio, by ukończyć je na czas.
Zadania nieważne i pilne – zweryfikuj, czy na pewno zadanie nie jest ważne. Zdeleguj.
Zadania niepilne i nieważne – nie rób ich.
Odpowiednio spriorytetyzowane zadania umieść w kalendarzu/planerze osobistym lub aplikacji.
Na podsumowanie tego rozważania posłużę się cytatem Brian-a Tracy (kanadyjskiego pisarza i twórcy e-booków z dziedziny rozwoju osobistego i psychologii sukcesu):
”Korzyści płynące z dobrego planowania są ogromne. Szacuje się, że każda minuta poświęcona na planowanie pozwala zaoszczędzić dziesięć minut pracy”.
W Lean w planowaniu bardzo przydaje się również Hoshin Kanri na wszystkich poziomach organizacji. I oczywiście jego realizacja w oparciu o Agile wszędzie tam gdzie mamy do czynienia z projektami. Watefall jakoś słabo mi się sprawdzał.
Rzeczywiście dzisiejsze trendy wskazują na większą skuteczność metod zwinnych niż typowych harmonogramów typu Waterfall, gdzie cały Projekt jest rozplanowany od A do Z.
Osobiście lubię pracować z Waterfall-em, choć podchodzę do niego w sposób bliższy Scrum dostosowując go do obecnej sytuacji – bo jak wiemy nic nie jest pewne poza podatkami 🙂