Hoshin Kanri cz.2 – spojrzenie ogólne i istotne szczegóły podczas codziennej pracy

Model Hoshin Kanri został po raz pierwszy opisany przez dr Yoji Akao w książce Hoshin Kanri: Policy Deployment for Successful TQM.

Zobacz też pierwszą część artykułu

Według modelu opracowanego przez Yoji Akao kierunek procesu Hoshin Kanri przebiega od najwyższego kierownictwa firmy poprzez średni szczebel zarządzania do zespołów wdrożeniowych. Strzałki z dwoma grotami oznaczają negocjacyjny dialog tzw. Catchball.

Rys.2 Model Hoshin Kanri według Yoji Akao, 1991

Jak działa Hoshin Kanri?

Na początku najwyższe kierownictwo określa wizję i główne cele firmy.

W kolejnym kroku następują negocjacje z menedżerami średniego szczebla na temat szczegółowych celów. Proponują oni również strategie – czyli sposoby realizacji celów oraz określają zasoby niezbędne do ich wdrożenia.

Po uzyskaniu konsensusu średni szczebel zarządzania ustala i negocjuje z zespołami wdrożeniowymi mierniki efektywności służące ocenie realizacji poszczególnych strategii. W kolejnym kroku zespoły wdrożeniowe opracowują szczegółowe plany działań.

W trakcie realizacji planów kierownictwo firmy dokonuje regularnych przeglądów, aby zrozumieć zarówno postęp w ich realizacji, jak i działanie całego systemu Hoshin Kanri.

Rys.3 Relacje w procesie Hoshin Kanri przy wykorzystaniu Odwróconej Piramidy Zarządzania

Catchball – czyli pracownicy i firma żyjąca doskonaleniem

Należy pamiętać, że wszyscy pracownicy, biorący udział w procesie Hoshin Kanri, mają wpływ nie tylko na swoje wyniki, ale przede wszystkim na wynik całej firmy. W związku z tym istotne jest zaangażowanie najwyższego kierownictwa w całym procesie, gwarantuje to ukazany na zielonych strzałkach proces Catchball. Dodatkowo istotna jest również świadomość tzw. Odwróconej Piramidy Zarządzania. Zasada ta przedstawia, że to właśnie te zespoły robocze składające się z pracowników najbliżej procesu produkcji stają się najważniejsze w procesie zapewnienia realizacji celów strategicznych.

Pracownicy, aby wykonywać obowiązki efektywnie, muszą znać kierunek i wytyczne do swoich działań. Muszą także wiedzieć w jakim położeniu aktualnie się znajdują. Wówczas będą w stanie samodzielnie podejmować właściwie decyzje. Organizacja, która nie posiada wizji i spójnych celów, porusza się w chaosie, ma nieefektywną organizację i komunikację, nie będzie działać w sposób efektywny. W takich firmach bardzo widoczna jest 8 Strata Lean tj. niewykorzystany potencjał ludzki. Pracownicy, zamiast tworzyć wartości dodaną dla klientów i inwestorów, marnują swój czas na nieproduktywne działania.

PDCA jako podstawa do skutecznego działania procesu Hoshin Kanri

Sercem modelu działania Hoshin Kanri posiada regularne przeglądy celów i wyników. Zależnie od poziomu organizacji są one rożnej częstotliwości. I tak:

• najwyższe kierownictwo dokonuje przeglądu wizji i celów w interwale dwunastomiesięcznym
• kierownicy średniego szczebla dokonują przeglądy w interwale miesięcznym
• zespoły wdrożeniowe dokonują przeglądów codziennie.

Każdy z przeglądów powinien wyglądać na podstawie cyklu PDCA:

P – PLAN – Zaplanuj zmiany strategiczne, cele, strategie czy też harmonogram

D – DO – Wdrażaj zaplanowane działania

C – CHECK – Sprawdź skuteczność wdrożonych działań, osiągnięte rezultaty

A – ACT – Działaj według opracowanych metod – jeżeli okazały się skuteczne, wprowadź działania korygujące – jeżeli nie okazały się skuteczne. Przejdź ponownie do etapu PLAN.

Rys.4 Realizacja strategii okresowej w cyklach dwunastomiesięcznych

Cele długoterminowe są realizowane poprzez cykl dwunastomiesięcznych planów i ich przeglądów. W ich wyniku następuje korekta planu długoterminowego i opracowanie kolejnego planu rocznego. Wdrożone usprawniania i zmiany, będące wynikiem zrealizowanych inicjatyw i projektów strategicznych, są utrzymywane i ulepszane w ramach codziennego zarządzania. Natomiast krytyczne problemy wykryte podczas codziennej pracy i niemożliwe do rozwiązania w krótkim czasie są umieszczane w planach Hoshin Kanri na kolejny rok.

Podsumowanie

Każda organizacja, która ma sprecyzowane plany i chce je zrealizować, powinna podążać drogą Hoshin Kanri.

Firmy, które skorzystały z tej metody, zastosowały ją, stworzyły odpowiednie warunki, uruchomiły odpowiednie mechanizmy i metody zarządzania, w efekcie zrealizowały założoną wizję a co za tym idzie – sukces.